Sunum Dosyanızın Yedeği Nerede?

1. Senaryo :

Yarım saat sonra, aylardır hazırlandığınız konuşmayı yapmak üzere bine yakın kişinin karşısına çıkacaksınız. Tüm hazırlığınız tamam. Sunum dosyanızın bulunduğu USB stick’i kontrol masasına veriyorsunuz ve birkaç saniye sonra, duymaktan hiç de keyif almayacağınız kelimeleri size söylüyorlar: “Dosyada bir problem var. Açılmıyor.” Tekrar tekrar deneniyor, hatta bilgisayarda bir sorun olduğu ihtimaline karşılık başka cihazlarda deneniyor. Ancak sonuç aynı. Bir sebepten dolayı sunum dosyanız açılmıyor. Hatta kendi bilgisayarınızdaki yerel kopyası bile aynı hatayı veriyor. Belli ki son kaydetme esnasında bir problem oluştu ve artık dosyaya erişim sağlanamıyor. Kalp atışınızın hızlandığını ve vücudunuzu bir endişe sardığını hissediyorsunuz. Yapacak hiçbir şeyiniz yok.

2. Senaryo :

Haftalardır üzerinde çalıştığınız sunum dosyanızın bulunduğu bilgisayar yarım saatliğine bıraktığınız arabanızın bagajından çalınıyor. Dosyanın yedeği ofisinizdeki harici diskte mevcut, ama onu da en son birkaç gün önce güncellemiştiniz. Son üç gün içinde yaptığınız tüm değişiklikler bilgisayarınızla birlikte kayboldu gitti. İki seçeneğiniz var: Ya zaten dolu ajandanızda aynı değişiklikleri yapmak için yeniden zaman yaratacaksınız, ya da son birkaç günün çalışmasını hızlı hızlı yapmaya çalışacak ve ortaya vasat bir iş çıkartacaksınız.

Bu senaryolarla geçtiğimiz yıllar içinde birden çok defa karşılaştık. Bilgisayarlar çöker, dosyalar bozulur, hırsızlık meydana gelir, hatta bir seferinde bilgisayarın kafein ihtiyacını gidermek için üzerine dökülen dört damlacık kahve klavyenin arasından ana karta sızarak kısa devre yapar ve bir anda güzelim bilgisayar bilişim melekleri arasındaki daimî yerini alır.

Ancak bunların hiçbirinin sizin sunumunuzu ve performansınızı etkilememesi gerekir. Sizin konuşma sıranız geldiğinde, kontrolünüz dahilinde veya haricinde olup biten hiçbir şeyin sizi durdurmaması gerekir. Ben, bir süre önce böyle bir durum başıma geldiğinde o anda benim hayatımı neyin kurtardığını paylaşmak istiyorum ve çok kolay olan bu yöntemi sizlerin de uygulamaya başlamanızı hedefliyorum.

Hoş Geldin Dropbox

Birkaç senedir kendi yedekleme ihtiyacım için Dropbox kullanıyorum. Bu sistemin bana sağladığı çok önemli üç fayda var.

  1. Dosyalar her cihazda birebir aynı şekilde duruyor. Ben kendi dosyalarımı yedeklemek için hem fiziksel hem de internet üzerinde olacak şekilde iki farklı yöntemi aynı anda kullanıyorum. Üzerinde çalıştığım dosyalar hem laptop bilgisayarımda hem de ofis bilgisayarımda birebir aynı olacak şekilde duruyor. Bunu yapmak için ise her seferinde özel bir işlem yapmam gerekmiyor. İki bilgisayar da açık ve internete bağlı olduğu sürece, bir tanesinde yaptığınız değişiklikler anında diğer bilgisayarda da güncelleniyor.
  2. Gerektiğinde dosyaların eski versiyonlarına erişebiliyorum. Aynı dosya üzerinde defalarca değişiklik yapan bir olarak benim işime en çok yarayan özelliği, dosyayı her kaydettiğimde bir eski versiyonunu internet üzerinde bir süre saklaması ve gerektiğinde o versiyona geri dönebilmem. Yukarıda paylaştığım birinci senaryoda benim başıma gelen buydu. Dosya bir şekilde bozuldu ve hiçbir bilgisayarda açılmadı. O anda yapmam gereken tek şey internet üzerinden bir önceki versiyonu indirmek ve hız kaybetmeden kaldığım yerden devam etmekti.
  3. Büyük bir dosyayı göndermek yerine sadece link paylaşabiliyorum. Genellikle üzerinde çalıştığımız sunum dosyaları birçok grafik ve hatta video içerdiği için dosya boyutları ciddi rakamlara ulaşabiliyor. Bu yüzden, ufacık bir değişiklik de olsa, dosyayı en baştan tekrar göndermek ciddi zaman kaybına yol açıyor. Ayrıca, Dropbox dosyayı internete kaydederken sadece yeni değişiklikleri gönderdiği için, büyük bir dosyadaki küçük birkaç güncellemenin sunuculara yansıması sadece saniyeler alıyor. Ardından, o dosyaya ait link’i e-posta ile gönderdiğinizde karşınızdaki kişi anında dosyanın son halini bilgisayarına indirebiliyor.

Tüm bu faydaların ötesinde, bu tarz bir yedekleme sisteminin sizin hayatınıza katabileceği belki de en önemli şey kafa rahatlığı. Üzerinde çalıştığınız dosyaların bir yerlerde güvende olduğunu biliyorsunuz. Bugün bilgisayarınız bir şekilde elinizden alınsa dahi tek yapmanız gereken şey, yeni bir bilgisayar edinip internet üzerinden tüm dosyaları tekrar bilgisayarınıza yüklemek.

Eğer bu yöntemin çok güvenli olmayabileceğini düşünüyorsanız, tekrar düşünün: USB diskinizde veya bilgisayarınızda kuvvetli bir şifreleme kullanmıyorsanız, bir çalınma esnasında tüm bilgilerinize kolaylıkla ulaşılabilir. Dropbox’a son zamanlarda ilave edilen uzaktan silme özelliği ile, bir cihazınızın çalınması durumunda, o cihazın tekrar internete bağlandığı zaman Dropbox içinde yer alan bilgilerinin silinmesini sağlayabiliyorsunuz.

Paylaşım Modunda Mısınız?