Sunum Mu Hazırlıyorsunuz Doküman Mı?

Milattan önce 2750 yıllarında, yazın sıcağından bunalıp serinlemek için Nil nehrine giren bazı Mısırlıları ‘çarpıcı’ bir sürpriz bekliyordu: Elektrikli Yılan Balığı! Yüzerken çarpıla çarpıla zaman içinde bu balıkları Nil nehrindeki diğer canlıların koruyucuları olarak tarif etmeye başlamışlar. Bugün geldiğimiz noktada elektrik, sadece bir nehirdeki gizemli fenomen olmanın çok ötesinde, hayatımızın adeta vazgeçilmez öğelerinden biri. Hayatımızı oldukça kolaylaştırıyor. Ama dikkatli olmadığımızda biz de tıpkı antik Mısırlılar gibi çarpıcı bir sürprizle karşılaşabiliyoruz.

İş dünyasında PowerPoint programı da adeta vazgeçilmez bir iletişim aracı haline geldi. Ancak tıpkı elektrik gibi, onu da dikkatli kullanmadığınızda siz veya karşınızdakiler fena çarpılabiliyorsunuz. Özellikle de bu programı, neredeyse kitaplar dolusu bilgileri slaytlara sıkıştırmak için kullandığınız zaman… Elde edilen sonuç: Başarısız sunumlar, yaşama arzusunu yitiren dinleyici kitleleri, hatta daha uç boyutunca, karşı taraf sizi anlamadığı için kaçırılan kariyer fırsatları!

İşte bu yüzden, her sunumu hazırlarken oldukça özenli bir şekilde sormanız gereken bazı sorular var. Bunlardan en önemlilerinden bir tanesi:

“Bu bilginin slayt üzerinde yer alması gerçekten gerekli mi?”

Bu soruyu sormadan hazırlanan birçok sunum, bir görsel iletişim aracı olmaktan çıkıp yazılı doküman haline geliyor. Uzun metinler, sayısız maddeler ve karmaşık grafiklerden oluşan birçok kalabalık slayt dinleyicilere gösteriliyor. Tabi bu durumda dinleyicinin dikkatinin dağılmaması ve sunumdan kopmaması mümkün değil. Hatta, sunum yapıldığı için ışıkların azaltıldığı yarı loş bir odada bu tarz slaytların kullanılması insomni hastalığına kesin tedavi gözüyle bakılabilir. Sizi dinleyenler çok kısa bir süre içinde önce uçuş, ardından da uyku moduna geçeceklerdir.

Peki, anlattığınız konu detaylı bilgiler ya da veriler içermek durumundaysa, ardı ardına grafikler göstermeniz gerekiyorsa ne yapabilirsiniz?

Adı üzerinde olan iki farklı dosya hazırlayacaksınız: ‘Sunum Dosyası‘ ve ‘Basılı Doküman’. Sunum dosyanız siz konuşurken arkanızda kullanacağınız, son derece basit ve kolay anlaşılır görsellerden oluşan slaytlardan meydana gelecek. Akılda kalmasını istediğiniz detaylı bilgileri ve grafikleri ise ayrı bir dosyada hazırlayacak ve basılı olarak yanınızda bulunduracaksınız. Böylece, sizi dinleyenler mesajın özünü sizden aldıktan sonra kafalarındaki tüm sorular için sizin onlara verdiğiniz basılı metinleri kendi hızlarında ve sindire sindire inceleyebilirler.

Eğer yapacağınız sunum gerçekten sizin için önemliyse, bu iki farklı dosyanın hazırlanması için gereken zamanı mutlaka ayırın. Basılı olarak dağıtacağınız dokümana birçok veri ilave etmenizin ve bu verileri grafikler ile görselleştirmenizin hiçbir sakıncası yok. Çünkü ilgili kişiler bu belgeleri incelerken aynı anda size de odaklanmak zorunda olmayacaklar. Aksine, işin özünü sizden duyacakları için dikkatlerini size vereceklerdir.

Hazırlayacağınız bu basılı dokümanların dağıtım zamanlaması ile ilgili önemli not: Siz sunumunuzu yaparken bütün basılı malzemeleri bir anda vermeniz halinde ister istemez dinleyiciler bir süreliğine de olsa sizden kopacak ve bu malzemeleri incelemek isteyeceklerdir. Bunu engellemek için bir seçim yapın: Ya sadece o an bahsettiğiniz konuyla ilgili, örneğin detaylı bir grafiğin yer aldığı tek bir sayfayı dağıtın ya da basılı dokümanın tamamını sunum sonunda dağıtacağınızı söyleyin. Bunu duyan ve daha fazla detay görmek isteyen dinleyicileriniz artık, sunumun sonunda verileri alacaklarının bilinci ile rahatça arkalarına yaslanıp sizi dinleyebilirler.

Aşağıda, iki slayt örneğini inceleyebilirsiniz. Konu olarak Türkiye’nin yıllık elektrik tüketiminden bahsediliyor. Konuşmacı sunum esnasında hem Türkiye’nin kendi elektrik tüketimi gelişiminden hem de dünya ülkeleriyle nasıl kıyaslandığından bahsedecek. Her iki slayt da PowerPoint ile hazırlandı. Bunlardan ilki sunumda sade ve görsel bir şekilde aktarım sağlayacaktır. İkincisi ise basılı olarak dağıtıldığında tüm bilgileri içeren bir doküman olacaktır. Ancak ikisi kesinlikle birbirinin yerine geçmemelidir.

Paylaşım Modunda Mısınız?