Sunumun Süresi Ne Kadar Olmalı?

Bu sorunun net bir cevabı yok. Olmaması da zaten normal. Ancak şu da bir gerçek: Sizi dinleyenlerin çok uzun bir süre boyunca dikkatlerini size odaklayıp kafalarının dağılmaması çok, ama çok düşük bir ihtimal. Bunun tam aksi bir durumu hayatımda ilk defa dün akşam yaşadım. Tam 1 saat 45 dakika boyunca, aklım hiçbir ikinci düşünceye gitmeden karşımdaki kişiyi dinledim. Ama bu bir sunum değildi. Ses tonuyla, hikayesiyle, müziği ile, beden dili ile, kısaca her şeyi ile tam bir iletişim şöleniydi. Eğer daha önce katılmadıysanız, Judith Liberman’ın hikaye seanslarına katılmanızı çok tavsiye ederim. Sanırım müdavim sayısına +1 eklemek şu anda yanlış olmaz.
 
Gelelim bizim sunum süremize...
 
Beyin konusunda dünyanın ünlü uzmanlarından John Medina’nın internet sitesinde dikkat üzerine bir grafik var. Bu grafik dikkat miktarının ilk 10 dakikanın ardından ciddi derecede düştüğünü, onu takip eden sürede ise yine aynı düşük seviyede devam ettiğini gösteriyor. Eğer bir saatlik bir sunum yapıyorsak, dikkat ve ilginin bu nedenle sunumun başında ve devamında aynı yüksek seviyede olmasını beklemek maalesef mümkün değil.
 
Dolayısı ile, sunum süresinin tam olarak ne olması gerektiğine dair kesin bir bilgi yok. Ancak şu beş yöntemi izleyerek mevcut sürenizi en verimli şekilde kullanmayı hedefleyebilirsiniz:
  1. Sürenizi ucu ucuna kullanmak yerine kendinize rahatlık alanı yaratın.

    Diyelim ki 1 saatlik bir toplantı boyunca sunum yapacaksınız. Siz sunumunuzu mutlaka 60 dakikaya sığacak şekilde değil, 45 dakikaya sığacak şekilde hazırlayın. Kalan zamanı soru cevaplar ile veya konu üzerinde sohbet etmeye devam ederek geçirebilirsiniz. Kimse sunumu biraz erken bitirdiğiniz için sizi haşlamayacaktır, ama geç bitirmeniz halinde ocağın altını yakma ve suyunuzu kaynatma eğilimine girebilirler.

  2. Sunum dosyası kullanıyorsanız slaytlarınızı azaltın.

    Sunumdan önce sunum dosyanızın üzerinden geçin ve çok da gerekli olmadığını düşündüğünüz slaytlar varsa onları sunumun sonunda oluşturacağınız bir yedek bölgesine atın. Eğer sunum esnasında bu slaytlara yine de ihtiyaç duyarsanız, gidip oradan gösterebilirsiniz. Eğer ihtiyaç duymazsanız, boşuna görüntü kalabalığı yaratmamış olursunuz ve dinleyicilerinizin size olan ilgi ve sevgisi artış gösterir.

  3. Sunumun provasını yaparken ilerleyen saat tutun. (Stopwatch)

    Son haline gelen sunumunuzun bir canlı provasını yaparken bunun ne kadar zaman aldığına bakın. Eğer başından sonuna sizin beklediğinizden daha uzun sürüyorsa, anlam kaybı olmadan sunumun neresinde kısaltmalar veya çıkarmalar yapabileceğinize bakın. Eğer sunum dosyası kullanıyorsanız, bu değişiklikleri yaptıktan sonra yeni bir sürüm numarası ile kaydedin ve eski halini henüz silmeyin.

  4. Gerileyen saat ile yeni bir prova yapın. (Timer)

    Bu sefer de kendinize vereceğiniz süre ile saati başlatın ve geriye sayarken siz provanızı yapın. Bu sayede, yaklaşık olarak hangi kalan dakikada hangi noktada veya slaytta olmanız gerektiğini göreceksiniz. (Örneğin 20 dakika kala 8. slaytta olmam, 10 dakika kala 30. slayda varmam gerekiyor). Bu sayede, sunumun kendisini yaparken hızlı mı yoksa yavaş mı gittiğinizi görebilir ve kendinizi ayarlayabilirsiniz.

  5. Alternatif bitiş şekilleri yaratın.
    Sunumun etkisini en kolay ortadan kaldıran şeylerden bir tanesi ani bir şekilde ve konu havadayken sunumu sonlandırmaktır. Ancak bu hayatta her şey mümkün. Siz keyifli keyifli sunumunuzu yaparken ve daha yarım saatiniz varken birden bire gelişen bir durum karşısında 5 dakikada sunumunuzu bitirmeniz gerekebilir. Veya siz kendinizi çok iyi hissetmeyip sunumun “kısaltılmış” bir halini sunmanız gerekebilir. Sunumunuzun bitişine doğru iki-üç alternatif yaratırsanız, oluşabilecek duruma göre bunlardan bir tanesini hemen devreye sokarak ani bir kapanış yerine önceden kurgulanmış ve etkili bir son nokta koyabilirsiniz.

Paylaşım Modunda Mısınız?